La Mediazione:Procedura

Per mediazione si intende l’attività, comunque denominata, svolta da un terzo imparziale e finalizzata ad assistere due o più soggetti sia nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, sia nella formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa. La conciliazione è la composizione di una controversia a seguito dello svolgimento della mediazione. (Definizioni contenute nel Decreto legislativo n. 28/2010).
La procedura di mediazione presso Mediazione Marche si svolge in diverse fasi, disciplinate in parte dalla legge e, soprattutto, da un regolamento di procedura depositato presso il Ministero della giustizia.

Avvio della mediazione.
La procedura si avvia tramite il deposito dell’istanza di mediazione presso Mediazione Marche, utilizzando il modello predisposto ovvero una domanda scritta avente i medesimi contenuti. Mediazione Marche comunica prontamente all’altra parte l’avvenuto deposito della domanda.

Prima dell’incontro di mediazione.
Successivamente, Mediazione Marche nomina il mediatore che, avvalendosi della collaborazione di un case manager comunica alle parti la data, l’ora e il luogo dello svolgimento dell’incontro di mediazione. L’incontro tra le parti in lite e il mediatore è preceduto da una fase di preparazione, durante la quale il mediatore e il case manager verificano la presenza dei requisiti posti a garanzia della migliore riuscita della mediazione. Questi elementi includono la disponibilità delle persone che dovranno sedere al tavolo della mediazione, la relativa capacità decisionale transattiva, la presentazione  della documentazione rilevante e simili.

Nomina del Mediatore.
Il profilo e le esperienze di tutti i mediatori di Mediazione Marche sono pubblici e consultabili on-line dalle parti sul sito www.mediazionemarche.it. Oltre ai requisiti minimi fissati dalla legge, tutti i mediatori di Mediazione Marche hanno una comprovata esperienza in materia di risoluzione delle controversie. Se con la presentazione dell’istanza che avvia la procedura le parti non hanno indicato il nominativo del mediatore, il responsabile dell’organismo propone una terna di nomi su cui esprimere la preferenza. Nelle controversie di valore inferiore a 500.000 euro, il responsabile dell’organismo nomina direttamente il mediatore ritenuto più idoneo, sempre tra coloro che sono iscritti nella lista di Mediazione Marche.
contatti preliminari tra il mediatore e gli avvocati. In base al valore e alla complessità della lite, il mediatore può mettersi in contatto con le parti e i loro consulenti per dei colloqui o incontri preliminari.

Richiesta di memorie.
In accordo con le parti e i loro consulenti, il mediatore di norma richiede delle memorie preliminari riassuntive del caso, unitamente a tutta la documentazione che ritenga utile per preparare l’incontro di mediazione.

Incontro di mediazione.
Il mediatore è libero di condurre la mediazione nel modo più opportuno in conformità al Regolamento di Mediazione Marche, tenendo in considerazione la volontà delle parti, le circostanze del caso e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore è libero di tenere incontri congiunti e separati.

Sessione iniziale congiunta.
Nel giorno, ora e luogo stabiliti, il mediatore incontra tutte le parti e i consulenti. In quest’occasione, il mediatore dapprima illustra a tutti i partecipanti le regole procedurali; successivamente, ciascuna parte ha la possibilità, solitamente per il tramite del proprio avvocato, di esporre il caso alla presenza della controparte e del mediatore.

Negoziato assistito.
La fase del negoziato tra le parti, assistite dal mediatore, rappresenta il cuore di tutta la procedura. Di norma, il mediatore facilita tale negoziato avendo con ciascuna delle parti colloqui riservati, eventualmente alternati da sessioni congiunte. Le informazioni rivelate al mediatore durante gli incontri separati rimangono confidenziali, e non sono rivelate alla controparte salvo espressa autorizzazione. In questa fase si esprime la massima flessibilità della procedura, che dipende grandemente anche dallo stile del mediatore.

Eventuale mancata partecipazione di una parte.
Il mediatore dà atto dell‘eventuale  mancata partecipazione senza giustificato motivo di una delle parti alla procedura di mediazione mediante apposito verbale. La legge italiana stabilisce che, nel successivo giudizio, il giudice possa desumere elementi di prova ai sensi dell’art. 116 del codice di procedura civile.

Conclusione della mediazione.
In questa fase il mediatore incentiva la definizione dei termini di un accordo, se del caso proponendo soluzioni di compromesso. In caso non vi sia accordo, il mediatore deve dichiarare concluso il tentativo.

Accordo.
Se le parti raggiungono un accordo, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo redatto dalle parti, di norma con l’assistenza dei rispettivi avvocati. Il processo verbale è depositato presso Mediazione Marche ed è sottoscritto dalle parti e dal mediatore. Il verbale di accordo è omologato su istanza di parte con decreto del presidente del Tribunale nel cui circondario ha sede l’organismo, e costituisce titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, per l’esecuzione in forma specifica e per l’iscrizione di ipoteca giudiziale.

Mancato accordo.
Se le parti non raggiungono un accordo a conclusione dell’incontro di mediazione, la cui durata è stabilita in precedenza, il mediatore può inviare alle parti una proposta scritta di composizione della lite. Le parti hanno 7 giorni di tempo per accettarla o rifiutarla. La mancata risposta nei termini previsti equivale a rifiuto. In base al regolamento di Mediazione Marche, il mediatore si riserva il diritto di non formulare una proposta, anche se richiesta da entrambe le parti, quando ritiene di non aver acquisito elementi sufficienti a tal fine. Anche in caso di rifiuto della proposta, o di mancata tempestiva risposta, il mediatore forma processo verbale ove attesta il fallimento del tentativo.